Kuidas juhtida kaugdisaini mõtlemise töötubasid

Nagu kõik tänapäeval, on ka meie klientidega suhete aktiveerimise ja kaasamisega seotud keerulised ajad. Nagu näha kogu maailmas, otsustasime sulgeda oma kontori, lõpetada reisimise ja töötada hoopis kodust.

See toob kaasa paar raskust, eriti kui teil on plaanis pidada interaktiivset ja disainist mõtlemist inspireerivat töötoa vormingut, mida ei saaks edasi lükata ega kliendi juures teostada.

Kuna tegemist oli uuendusmeelse ettevõttega, siis oli meie jaoks loomulik, et võtsime väljakutse vastu ja leidsime loova lähenemisviisi. Siit leiate meie digitaalse koostöölahenduse “Kuidas”, mida tahaksin teiega jagada.

OLUKORD

Nagu mainitud, oli eesmärk koos Saksa kindlustuse pakkujaga luua kliendiseminar ITONICS tarkvara ärijuhtumi ja KPI-de kujundamiseks. Otsustasime kasutada disainilahendusest inspireeritud lähenemisviisi, et sukelduda sügavalt kliendi kasutusjuhtumisse. Eelkõige võimaldab töötoa formaadi kujundus suhelda erinevate sidusrühmadega, määratleda, millised ootused võivad neil olla uuenduste juhtimisel, ja tuletada ideid eelistest ja nendega seotud KPI-dest, mida tarkvarapõhine lahendus näeb ette nende konkreetseks kasutamiseks -juhtum.

Kõik oli ette valmistatud, mallid joonistatud ja meeskond oli valmis paar päeva hiljem kliendihoonetesse sõitma. Kahjuks sundis meie uus ja mitte nii väga armastatud kaaslane Covid-19 meid kurssi muutma, kuna kliendirajatistesse sõitmine polnud enam võimalik.

Mida me siis nüüd teeme? 3–4-tunnine loengulaadne töötuba ei tundunud samuti mõistlik valik. Ma tean, et digitaalse töötoa interaktiivseks kujundamiseks on saadaval palju digitaalseid tööriistu. Mul isiklikult on näiteks Klaxooniga häid kogemusi. Kuid ega ükski neist tööriistadest ei olnud veel meie tehnosakku kuuluv ning ka meil polnud aega tööriista üles seada, aru saada, kuidas see töötab, ja nii lühikese etteteatamisega lähenemisviisi luua.

Õnneks leidsime koos kolleegidega lihtsa lahenduse!

VÄLJAKUTSE

Me kõik teadsime, mida me tahtsime, ja parameetrid olid väga selged: interaktiivsete elementidega töötuba, ilma loengustiilis monoloogi ja kliendi aktiivse osalemisega meiega partnerluse tuleviku nimel töötamisel. Aga kuidas te seda eemalt, kuid produktiivselt edastaksite?

Meie kogemuste kohaselt püsivad head töötoad sellest, et kõigil grupi liikmetel on võimalus end väljendada, mis on seotud teiste ideede ja kohtumise peamiste tulemuste visualiseerimisega. Valmistatud mõne meetodi ja raamistiku abil, on Post-Its tavaliselt valitav relv, kuna need võimaldavad meil ideid kiiresti visualiseerida ja rühmitada.

LÄHENEMINE

Nii et põhiküsimus oli: kuidas kasutada post-selle ja kohandatud raamistikke sujuvalt virtuaalses keskkonnas? Lahendus moodustas Google Slides põhineva töökoja prototüübi. See andis muude digitaalsete vormingutega võrreldes mõned olulised eelised.

Google Slides on üsna sarnane Microsoft PowerPointiga, mis ei vaja kliendi jaoks põhjalikku tehnilist ettevalmistust. Tarkvara võimaldab meil töötada ühe ja sama dokumendiga samaaegselt. Ettekanded on väga visuaalne viis mingil teemal koos töötada. Google Slides võimaldab teil joonistada igat tüüpi raamistikku, mida soovite kasutada, ja te ei pea järgima suuri kujundusjuhiseid, nagu eelmääratud tööriistades.

PROTOTÜÜP

Järgmise sammuna korrigeerisime valitud meetodeid Google Slide'i esitluses ja proovisime sisemiselt. See aitas meil avastada seadistamise käigus suuri raskusi:

Kohapealses töötoas kipuvad meetodid ja raamistikud olema trükitud või käsitsi joonistatud. Nii et keegi ei peaks saama meetodiga ise suhelda. Arutelud võivad kujuneda üsna intensiivseks ja seda on raskem eemalt modelleerida. Kui te ei näe klienti, võib olla keeruline aru saada, kes lisas arutelule suunatava punkti. Protsessi kiirendamiseks tuleb seminari ajakastidesse paigutamise kell.

Pilti prototüübi seadistusest näete siit:

LAHUS

Ülalnimetatud väljakutsetega toimetulemiseks ja lahendamiseks tuli osa asju teha teisiti kui tavalises töökoja seadistuses, mis väljendus järgmistes heades tavades:

  • Kasutage slaidide peatoimetajat, et luua oma meetodid, raamistikud või lõuendid, et neid taustal hoida. Nii ei saa töötoas osalejad sellega suhelda ja vale elemendi valimine ei häiri teda.
  • Kasutage traditsioonilise ajurünnaku ja sarnaste rohkem kommunikatsioonipõhiste vormingute asemel meetodit Ajukirjutamine, millele järgneb juhendatud arutelu (iga osaleja poolt).
  • Määrake post-IT-d eelnevalt koos klientide nimedega. See võimaldab töötoas suuremat läbipaistvust, kuna on näha, kes millise idee panustas. Nii olete moderaatorina alati asjadest üleval. Ideede rühmitamiseks ja nõustamiseks peavad teil ja teie meeskonnal olema ka oma värv.
  • Moderaator jagab oma ekraani, et anda nõu, mida teha. Koostame ka toetava esitluse meetodite selgitamiseks ja lisateabe saamiseks.
  • Kuvage ajastus ja loendus moderaatorite ühisel ekraanil.

TÄIENDAV ETTEVALMISTAMINE

Tõelise kohtumise ajal võimalike takistuste vastu võitlemiseks võtsime ette mõned meetmed.

  • kutsuge kliendi kasutajad üles enne töötuba tutvuma seadistuse mõne funktsiooniga, kasutades Google'i slaidide jagamisfunktsiooni. Sellise teenuse osutamisel peate olema kindel, et vähendaksite tehniliste probleemide riski.
  • visandage mõned juhised Google'i esitluste kasutamiseks, kuidas õpitoa formaat kujuneb ja kuidas kavatsete erinevaid teemasid kajastada.

Ausalt öeldes ei olnud ma kindel, kas see uus häälestus õnnestub ja mul oli mure seoses piiratud võimalustega suhelda kliendiga nagu ma olen harjunud. Oma 4h töötoas õnnestus meil aga kliendi jaoks saavutada väga häid tulemusi ja saime virtuaalse vormingu kohta suurepärast tagasisidet.

Kõrgetasemeliste turvastandardite säilitamiseks selle teenuse kasutamisel pääsesime konfidentsiaalsele teabele ainult eraldi ekraanijagamise kaudu, muutsime esitluse pärast koosolekut kohalikult salvestatud PowerPointiks ja kustutasime algse faili.

KOKKUVÕTE

Kas siis takistab tegelik olukord teid interaktiivsete töötubade korraldamisest? Seda ei tohiks! Nii palju kui peate oma töötubade loomisel loov olema, võite olla loominguline ka nende toimetamisel. Olen kindel, et tegelikud asjaolud sunnivad ühiskonda eksperimenteerima, kuidas me üksteisega suhtleme. Järelikult võivad organisatsioonid integreerida üha enam digitaalset maailma. See ei ole tingimata halb asi, arvestades reisimise mõju nii meie keskkonnale kui ka tööajale.

Sellegipoolest ootan oma järgmisi kohapealseid kohtumisi ja konsultatsiooniseminare, kui see kriis on lahendatud. Kuni selle ajani tean, et suudame interaktiivseid kliendi töötoa vorminguid edukalt käitada täiesti virtuaalselt.

Loodan, et näeme varsti ja jääme terveks!

Algselt avaldati aadressil https://www.itonics-innovation.com.