Foto autor Yogendra Singh firmalt Pexels

7 strateegiat, kuidas tõhusalt juhtida kõrgetasemelisi virtuaalseid meeskondi

Kõrge tootlikkusega strateegiad koheseks rakendamiseks

Kas olete koroonakriisi ajal mures oma meeskonna produktiivsuse pärast? Ettevõtted paluvad järk-järgult oma töötajatel kodust tööle asuda, et tõrjuda COVID-19 ja juhid kujutavad ette, et nende kaastöötajad jälgivad Netflixi PJ-des diivanil, selle asemel et oma tööülesannetele keskenduda.

Kuid see kriis võib parandada teie meeskonna produktiivsust ja põhjustada teie meeskonna liikmete seas suuremat õnne. Stanfordi uuringu kohaselt suurendab kodust töötamine hämmastavalt tootlikkust ja vähendab lisaks ka hõõrumismäära. Töölesõidu lõikamine annab töötajatele rohkem aega ja vähendab stressi.

Poole tööajaga kaugarvuti säästab aastas 11 tööpäeva ekvivalenti. - globaalne töökoha analüüs

Kaugtöö on keskkonnale hea. See vähendab süsinikuheitmeid, kui tänavatel on vähem autosid. Rahaliselt tasub see ära nii töötajate kui ka ettevõtete jaoks. Tööandjad saavad üürisummat märkimisväärselt vähendada ja tööajaga sõitjad säästavad pendelrännakuid vastavalt Global Workplace Analyticsi andmetele aastas 2500–4000 dollarit. Sama uuring näitab USA-s regulaarselt koduse töötamise suurenemist alates 2005. aastast 173%. Virtuaalsete meeskondade arv on tõusuteel, mitte ainult pandeemiaga sarnases kriisis.

See võib olla võimalus meie töökorralduse osas suureks lähtestamiseks. - Matt Mullenweg

Kõigi virtuaalsete meeskondade eeliste kõrval on ka väljakutseid töötajate tõhusaks juhtimiseks eemalt. Kuidas saaksite meeskonnaliikmena ja juhina esile tuua oma virtuaalsetest töökaaslastest parimad?

1. Protsesside ja korduvate toimingute standardite seadmine

Süsteemide juurutamine ja standardne tööviis annab töötajatele orientatsiooni ja aitab neil täpselt teada saada, mida oodatakse. Selged ülesanded ja protsessid koos spetsiifikaga selle kohta, kes mida tegema peab, kuni selle ajani aitavad vältida segadust ja toetavad meeskonda tõhusat tööd.

2. Määratlege suhtlus- ja koostöövahendid

Kuna te ei kogune nii tihti, on oluline luua ruumi mitteametlikuks vestluseks, et säilitada grupi ühendus. Parim vahend virtuaalse vesijahuti jaoks on grupivestlus. Tööriistu, mida saate kasutada, on mitu. Minu ettevõttes kasutame Microsofti meeskondi, mis töötab meie jaoks hästi. Kui vajate kiire muutumisega toime tulemiseks kiirparandust, oleks Skype hea valik.

Meeskonna koosolekute ja muude ametlike vestluste jaoks looge konverentskõnede tööriist. Skype ja meeskonnad on mõlemad head võimalused. Oluline on veenduda, et kõigil liikmetel oleks juurdepääs tööriistadele ja nad teaksid, milline neist on vaikerežiim.

Ekraani jagamise tööriista olemasolu on kohtumiste jaoks hädavajalik, kuid veelgi enam, kui töötate ühiste ülesannete või projektidega, näiteks finantsplaneerimine, esitlused jne.

Tõhusa koostöö jaoks on sageli vaja, et samade dokumentide kallal töötaks mitu kaastöötajat. Kui teie projektihaldusriistadel pole koostööfunktsioone, võite kasutada Google Drive'i või Dropboxi.

3. Kavatage regulaarsed kohtumised ja olge kättesaadavad

Kodust töötamine võib teid ettevõttest ja meeskonnast kergesti lahti ühendada. Regulaarsed meeskonnaistungid aitavad üle saada eraldatuse tundest. Looge kohtumiste ajal rutiin ja ametialane kontoritunne, et kõik oleksid motiveeritud.

Juhid ja töökaaslased peaksid andma märku oma võimalusest ühenduse loomiseks vajadusel. Hobide, puhkuste jms kogemuste vahetamine võib olla suurepärane viis virtuaalsete meeskonnaliikmete vahelise inimliku ühenduse loomiseks.

4. Valige kohtumisajad ja -päevad targalt

Kui plaanite kõiki oma kohtumisi siis, kui kõik on kõige produktiivsemad, näete oma tootlikkuse langust. Tavaliselt on inimesed kõige produktiivsemad hommikutundidel. Kuid kõik on erinevad ja sellest on abi meeskonnas arutada. See on, mida peaksite Priceonomics'i uuringu järgi kellaaja ja päeva valimisel silmas pidama:

  • Esmaspäev on kõige produktiivsem päev, langedes reedeks kui kõige ebaproduktiivsemaks päevaks
  • Kõige produktiivsem aeg on kella 8–11
  • Produktiivsus langeb pärast lõunaaega ja langeb täielikult pärast kella 16.00

Parim aeg meeskonna sessioonideks on neljapäeva ja reede pärastlõuna. On väärtuslik komme sulgeda nädal kokkuvõttega saavutustest ja sellest, mis on järgmise nädala prioriteetide nimekirjas kõrgel kohal.

5. Minge videovestluste juurde vestluste ja e-posti teel

Kõige tõhusam viis suhelda on näost näkku. Kui näete üksteist, ühendate rohkem isiklikul tasandil ja mõistate kehakeelt, matkite ja žeste paremini. Arusaamatuste vältimiseks on kiire videovestlus parim viis tõhusaks suhtlemiseks. Ametlikele ja mitteametlikele vestlustele liiga suheldes ning aega andes hoitakse alles meeskonnaliikmetega koostöövalmidust.

Kui peate e-kirju kirjutama, kuna teie kaastöötajad pole saadaval, muutke need lühikeseks ja lihtsaks. Küsige konkreetset tulemust ja andke selged juhised. Valikute pakkumisega saab probleemi lahendada ilma e-kirjade ping-pingutamiseta edasi-tagasi.

Tehke kõigile teene ja ärge raisake inimeste aega kahesõnaliste e-posti vastustega. Hoidke seda tüüpi suhtlust oma grupivestluses.

6. Seadke ja jälgige eesmärke ning rakendage tagasisidet

Kõik on erinevad ning eesmärkide seadmise ja jälgimise ning tagasiside saamise osas on erinevad vajadused. Mõnele inimesele ei meeldi range jälgimine, nad teavad, mida teha, ja annavad oma tulemused. Sel juhul piisab lõplike eesmärkide ajakava kehtestamisest.

Teised meeskonnaliikmed vajavad oma tulemuste osas tihedamat kontakti ja otsest tagasisidet. Seejärel seadke eesmärgid ja korraldage regulaarsed ülesandega seotud tagasiside sessioonid.

Tagasiside ja juhendamine on olulised nii individuaalselt kui meeskonnana paremaks muutmiseks ja edasiliikumiseks. Ideaalis peaksid kõik saama regulaarset tagasisidet töötulemuste, isikliku arengu, koostöö ja pühendumise kohta. Muutke see rühmarütmi osaks ja tõstke suuremal pildil esile kõigi eesmärgid. Regulaarselt üks-ühele korraldamine hakkab toimima suurepärase jõudlusega meeskondades.

7. Looge tõeline meeskonnatunne

Virtuaalsete meeskondade juhtimine nõuab meeskonnatunde loomiseks täiendavaid pingutusi ja pühendumist. Kuuluvustunne on ülioluliste virtuaalsete meeskondade jaoks kriitilise tähtsusega pusletükk. Selle saavutamise meetodid on järgmised:

  • Hoidke meeskonda kursis ettevõtte visiooni ja arengutega
  • Pidage virtuaalseid ümarlaudu kõigi projektide, töömahtude ja väljakutsete kohta
  • Tähistage erilisi sündmusi nagu sünnipäevad, saavutades suuremad eesmärgid
  • Alustage ja jätkake mitteametlikku suhtlust
  • Võimalusel kohtuge aeg-ajalt, miski ei saa asendada tõelist inimlikku ühendust

Kaugtöötamine on osa meie tulevikust. Selle hea juurutamine ja juhtimine võib viia heade tulemustega meeskondadeni, kus on õnnelikud töötajad. Kasutagem seda kriisi 21. sajandi tööstiili omaksvõtmiseks.

Kuidas on teie kogemus virtuaalse meeskonna liikmena või meeskonna juhina? Mis aitas teil kodust tõhusalt töötada?

Täname, et lugesite